Privacyverklaring Loorbach-ten Hag Administratieve en Financiële Dienstverlening

Verwerkers-voorwaarden inzake de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)


Loorbach ten Hag vof gebruikt, als opdrachtnemer (= verwerker in de zin van de AVG), persoonlijke gegevens

van opdrachtgevers/cliënten ( = verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG) , bestaande uit:


- volledige naam, geslacht, geboortedatum, NAW-gegevens, burgerlijke staat, email-adressen, bank- en spaarrekeningen, telefoonnummers, BSN-nummers, jaaropgaven werkgevers en uitkeringsinstanties, WOZwaarde eigen woning, hypotheekverplichtingen, zorgkosten en andere persoonlijke verplichtingen, partners, minderjarige kinderen,


- bedrijfsgegevens persoonlijke onderneming, bedrijfsnamen, website-adressen, KvK-registraties, financiële en persoonlijke bedrijfsdata (o.a. gegevens van cliënten, leveranciers en andere betrokkenen),


- alsmede verdere relevante zaken, welke voor een gerichte en volledige behartiging van de (fiscale) belangen van de cliënten (i.c. natuurlijke personen) vereist zijn.


Doel van het gebruik van deze persoonlijke gegevens :

1. Het verzorgen van de financiële en fiscale administratie van betreffende persoonlijke (en zakelijke) ondernemingen, waarbij gebruik wordt gemaakt van contante – en bankmutaties, inclusief diverse bijbehorende boekingsbescheiden, alsmede overige persoonlijke en zakelijke gegevens.

2. Het verzorgen, in voorkomende gevallen, van loonadministraties, zoals van DGA’s in Holding-/BVconstructies en/of werknemers in loondienst bij cliënt-ondernemingen.

3. Op basis van de fiscale administratie wordt per boekjaar van de onderneming(en) per cliënt een fiscaal jaarrapport samengesteld, bestaande uit een balans, een exploitatieoverzicht, specificaties en toelichtingen m.b.t. de onderneming, alsmede een vermogensvergelijking met daarin ook financiële mutaties in privé.

4. Het fiscaal jaarrapport dient als basis voor het verzorgen van fiscale aangiften van personen en ondernemingen t.a.v. de Belastingdienst, waartoe cliënten aan Loorbach-ten Hag vof opdracht hebben gegeven en elk boekjaar toestemming geven in de vorm van een actieve schriftelijke machtiging voor het via aangiftesoftware ophalen bij de Belastingdienst van de VIA (= Voor Ingevulde Aangifte), alsmede het

indienen van de aangifte.

5. Daarnaast kunnen, op basis van de administratie en belastingaangifte, adviezen en/of attenderingen aan cliënten worden uitgebracht over de bedrijfsvoering en financiële ontwikkelingen, mede in relatie tot de omvang en geconstateerde ontwikkelingen van resultaten en privé mutaties. 


Loorbach-ten Hag vof mag deze informatie gebruiken, omdat voldaan wordt aan onderstaande grondslagen :

a. Er is toestemming van de betrokken cliënten, in principe op jaarbasis én voor onbepaalde tijd (tot opzegging door de cliënt of door Loorbach-ten Hag) : in de vorm van de aangegane cliëntrelatie en elk jaar opnieuw via schriftelijke machtiging voor het downloaden van persoonlijke gegevens via de Vooraf Ingevulde Aangifte van de Belastingdienst.

b. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de aangegane overeenkomst : het verzorgen van de fiscale administratie als basis voor in te dienen diverse belastingaangiften, zoals BTW, loonheffingen, IB/PVV , VpB en overige incidentele belastingen zoals o.a. schenk- en erfbelasting.

c. De gegevensverwerking is daarmee noodzakelijk voor de behartiging van de belangen van de cliënten, met name op fiscaal gebied c.q. richting de Belastingdienst.


Aandachtspunten m.b.t. risicopreventie, alsmede rechten en plichten van cliënten

a) Persoonlijke en zakelijke gegevens van cliënten worden alleen intern binnen Loorbach-ten Hag vof gebruikt. Beide eigenaren/vennoten van de vof zijn zich bewust van privacy-gevoeligheid van de gegevens, en gaan hiermee in de werkzaamheden steeds uiterst discreet en zorgvuldig om. Gezien aard en omvang van Loorbach-ten Hag vof is geen speciale “functionaris voor gegevensbescherming” vereist.

b) In de communicatie met cliënten wordt zorg gedragen, dat informatie niet elders terecht kan komen. Communicatie per mail is in principe altijd 1 op 1. Algemene berichtgevingen naar meer cliënten tegelijk via de mail gaan altijd via de BCC-vorm, of per individuele post.

c) Loorbach-ten Hag maakt gebruik van erkende professionele software, waarvan de leveranciers zorg (blijven) dragen voor een beveiligde werkomgeving. Op de software wordt ingelogd via op naam gestelde accounts op de persoonlijke werk-PC’s van de respectievelijke vennoten. Er wordt geen gebruik gemaakt van vreemde arbeidskrachten. Voor een aantal diensten wordt gebruik gemaakt van de volgende subverwerkers : Loon Salarissoftware, Fiscaal Gemak (Unit 4), een en ander op basis van standaard contractbepalingen, mede vanuit privacy-belangen.

d) Aangezien de meeste van de werkzaamheden digitaal van aard zijn, is op de PC’s van de vennoten professionele beveiligingssoftware geïnstalleerd en wordt deze steeds geactualiseerd.

e) Van de gegevens worden regelmatig back-ups gemaakt in een betrouwbare erkende cloud-omgeving (Google Drive), alsmede op externe data-opslag-media.

f) Cliënten hebben , indien gewenst, ten allen tijde recht op inzage, correctie en/of verwijdering van hun persoonlijke gegevens of delen daarvan in/uit de administratiebestanden van Loorbach-ten Hag vof.

g) Ter voorkoming c.q. opvang van continuïteitsrisico als gevolg van incidenten, calamiteiten en/of ziekte, kunnen beide vennoten van Loorbach-ten Hag vof in voorkomende gevallen elkaars werkzaamheden en verantwoordelijkheden onverkort overnemen. In geval van onvoorziene uitval van beide vennoten kunnen werkzaamheden en verantwoordelijkheden op korte termijn worden overgenomen door gelieerd administratiekantoor Loorbach Financiële Diensten BV te Amsterdam. Hierover zal vooraf met de cliënten worden overlegd, c.q. instemming gevraagd.

h) Cliënten kunnen hun overeenkomst met Loorbach-ten Hag vof ten allen tijde beëindigen, in dat geval krijgen zij al hun eigen persoonlijke data en bescheiden onvoorwaardelijk terug geleverd. Dit is ook het geval indien Loorbach-ten Hag de overeenkomst met een cliënt opzegt.

i) Aangezien fiscale aangiftes + onderliggende administraties 7 à 10 jaar bewaard moeten blijven, t.b.v. mogelijke opvraging en controle hiervan door de Belastingdienst, bewaart Loorbach-ten Hag vof de betreffende bestanden maximaal 7 à 10 jaar lang, deels in digitale vorm, deels op papier.

j) Persoonlijke gegevens, die niet langer bewaard hoeven blijven, worden hetzij gewist (digitale bestanden), hetzij vernietigd/versnipperd (papieren documenten). Ook tussentijdse documenten met persoonlijke en/of zakelijke gegevens, die niet meer nodig zijn, gaan door een papierversnipperaar.

k) Op de website van Loorbach-ten Hag worden geen persoonlijke en/of zakelijke gegevens geplaatst van individuele cliënten, in welke vorm dan ook.

l) Door de aard en omvang van de werkzaamheden en te gebruiken persoonlijke gegevens is het privacyrisico minimaal tot nihil, en is het niet nodig om een risicoanalyse uit te voeren.

m) In geval van het constateren van een datalek, zal dit worden gedocumenteerd en worden gecommuniceerd met betreffende cliënten en de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zal een vragenlijst m.b.t. de Meldplicht Datalekken worden gehanteerd.


Geldige toestemming van cliënten.

Via het jaarlijks machtigen van Loorbach-ten Hag vof door alle cliënten tot het downloaden van de Vooraf Ingevulde Aangifte van persoonlijke gegevens van de Belastingdienst, geven cliënten jaarlijks actief aan akkoord te gaan met het gebruiken van deze gegevens voor genoemde fiscale dienstverlening, alsmede met deze verwerkersvoorwaarden. Cliënten hebben het recht en de mogelijkheid deze machtiging ten allen tijde zelf weer in te trekken, en dit dan te melden per mail of per post bij Loorbach-ten Hag vof.